活动场地选择-1

2018-11-09 14:34畅空广告

活动场地是举办一次特殊活动的基础硬件之一,一个与活动匹配度高的场地无疑会让活动本身增色不少。

选择什么样的活动场地要根据活动的性质、参与者构成、活动规模等因素来确定。例如,庄严、大气的活动场地与大型活动在形象和气势上会有着极好的映衬,而一个温馨、高雅的场地对一个小型交流活动的氛围营造会大有裨益。

不论是在一个数万平方米的会展中心或体育馆,或者是在位于街角的一家咖啡厅,人们总会找到一个地方来聚集。活动策划人的工作就是将活动与合适的场地匹配起来。

选场地犹如找对象,没有最好,只有是否合适。

场地的类型

一、活动场地的分类

正如著名活动管理专家约翰·艾伦(Allen et al.,
2005)所说,所谓场地满足活动的需要,不仅体现在观众人数上,还要与活动的风格和氛围相适应。按照功能,可以将活动场地大致划分为4种基本类型,每种类型的场地优、缺点都不一样(表12-1):

表12-1 常见的活动场地类型





资料来源:Singleton Council. Event Management Best Practice Manual[R]. 2009; EventScotland. Events
Management: a practical guide[EB/OL].

http://www.eventscotland.org, 2006.

二、常见的活动场地

(一)酒店

由于能提供会场、住宿、餐饮、休闲娱乐等综合服务,酒店是众多活动组织者首先考虑的场所。虽然不同酒店及其会议场地在尺寸和品质上有很大不同,但酒店通常能够提供多样化的会议场所,包括宴会厅(ballroom)、小组讨论会议室(Breakout
rooms)以及董事会会议室(boardroom)等。其中,宴会厅通常是整个酒店的主要功能区,并且大都用可移动的轻型隔断分开。小组讨论会议室往往被装修得像小型的宴会厅,能为小规模的人群提供一样的功能。

整个酒店会议区的大小,包括小组讨论会议室,一般不超过10万平方英尺,然而也有一部分酒店会更大。从全球来看,酒店的会议场所总量在逐渐扩大,配有大于10万平方英尺会议空间的酒店不在少数。

相比那些朴实的会展场馆,很多酒店都有漂亮的室外场地,以支持各类社交活动。游泳池、露台、中庭和花园等都可以用作会议地点。许多度假酒店都有一个经常用于举办活动的宽阔的户外庭院和游泳池区域。

除了利用室外场地,合理使用走廊或会议室的门厅等作为迎宾区(pre-function space),也可以为附加活动提供场地。一般情况下,茶歇、注册台、网吧会被放置在迎宾区,以提供必要的服务,从而不必使用更贵的会议室。

第一次考察会议场地时,策划人需要注意场馆的所有设施条件,设施的硬件(hardware)会给参会代表们的舒适度以及他们对各项活动的参与度带来显著影响。

(二)会展中心

相对于酒店,会展中心是为更大型的会议、展览会等活动而设计的,有的会展中心拥有超过十万平方米的会议和展览空间。巨大的空间既是优点也是缺点。许多会展中心只包含会议和展览设施,而没有可住宿的房间,而且往往是有着外露顶梁的建筑物。另外有一些还是令人惊叹的建筑景观。目前,会展中心建设呈现出一个新的趋势——朝着拥有酒店、会展设施、休闲、商业等多种功能于一体的综合体方向发展。

相对于酒店,会展中心的大部分空间被用于展览厅(exhibit halls)和功能空间,而不是豪华的宴会厅。酒店大堂设计一般十分舒适温馨,而会展中心大堂的设计是为了方便成千上万的代表通行。正如酒店有多种空间大小,会展中心也有各种各样的空间。

在一个典型的酒店中,宴会厅是其最大的会议场所,在一个会展中心,展览大厅是最大的空间,其次是铺有地毯的宴会厅,之后是分组讨论和会议室。一般来说,会展中心的迎宾空间比与其相连的分组讨论区更大,而一般的酒店的迎宾空间往往较小。

大多数情况下,与酒店相比,会展中心显得更“冷”(cold)。不过,一些较新的会展中心在设计时添加了雕塑、绘画等更具有艺术感的元素。不像酒店,会展中心一般没有温泉或泳池,健身室或桑拿,餐厅或酒吧。酒店是全天候开放的,而会展中心一般会在晚上锁门,并且在没有活动的时候工作人员可以休假。在酒店里,工作人员在任何时候都要值班,而如果在一些不寻常的时候会展中心需要工作人员值班甚至加班,那么负责人一定要提前告知。会展中心的这种刚性结构和时间安排意味着使用会展中心的活动策划人需要比在策划酒店会议时制定更详细的计划。



PCMA 2017年年会在奥斯汀会展中心举行(图为全体大会现场,开幕晚宴、闭幕招待会等丰富多彩的活动分别在酒店、AustiNite等不同场地举办)



PCMA 2017年年会的午宴现场(在奥斯汀会展中心)

(三)会议中心

在大多数情况下,会议中心(conference center)是专门设计用来开展课堂式学习、小型的、设施齐全的场馆。美国活动产业理事会(EIC)将“会议中心”定义成“为活动特别是小型活动提供专业环境条件的设施”。国际会议中心协会(IACC)制定了一套具体的指南,用于指导什么是会议中心,一些大公司经营的会议中心都在其中。

无论是否提供住宿,许多会议中心都采用了“整体会议套餐”(complete meeting package)的定价策略,这意味着,无论场馆有哪些设施,活动策划人都可使用,并且无需支付额外费用。这使得画架、投影仪、麦克风和音响系统等设备都由策划人处置。对于策划人来说,这是一种灵活的工作方式,因为他或她不再需要提前与视听设备公司提前约好时间,以提供其公司的设备。

有些会议中心位于偏远地区,有些不可住宿的会议中心是大型企业办公楼的一部分,并且只有当母公司不使用该设施的时候才向公众提供服务。根据IACC的准则,他们更带有一种明显的“企业”的味道。

(四)特殊场地

从理论上讲,场面壮观和令人印象深刻的活动可以在任何专为公众集会设计的设施内举行。剧院(Theaters),圆形露天剧场(amphitheaters),竞技场(arenas),体育场馆(stadiums),体育设施(sports facilities)等作为会议设施的功能远未被充分利用。计划在这些场所举办活动的策划人必须谨记,这里不存在那些在酒店或者会议中心的标准服务,因而可能需要比其他场馆有更多的规划和准备工作。



“生活中的活动管理艺术分享会”选择在言几又长宁来福士店举办





“生活中的活动管理艺术分享会”选择在点测光摄影工作室举办(在此要再次衷心感谢智海王潮总裁谌立雄先生和点测光的鼎力支持)

下面是一些特殊场地的例子,这些场地为不同主题的活动提供了极大的灵活性和可能性:


大学礼堂、学术报告厅和体育馆


场地考察与选择