活动场地的选择-2

2018-11-10 16:30畅空广告策划

活动场地考察与选择

一、活动场地选择的基本原则

无论是公司年会、新闻发布会、高峰论坛,还是产品推介活动的企划执行,活动场地选择都是重要的一环。场地条件是否完善会直接影响活动的组织与开展,而且不同的活动对场地布局有着特殊要求。

为此,活动策划人员经常需要对多家场地进行综合比较,以便掌握更多的活动场地情况以及详细的场地设施及服务信息。

在选择场地时,策划人员应重点考虑以下原则:

(1)首先是场地的功能是否可以满足活动内容的要求,而且,交通、停车场、餐饮及灯光音响等辅助功能应尽可能齐全;

(2)活动场地的外观和环境氛围要符合活动的特点;

(3)活动场地的布局要适合活动的组织和管理,并与活动的规模相适应;

(4)出入要方便,位置要易找,特别是重要活动更要放在观众视线关注的位置;

(5)每个活动场地都要自己独特的色彩计划,以区分不同的活动特色,同时各个部位尽可能采用非常经济的手段进行色彩规划;

(6)场地在处理火灾、断电等意外事故方面有必要的应对措施。

总之,活动选址时需要考虑的因素很多,但总体策略是以尽可能少的成本找到最能满足活动与观众需要的场地。

活动策划人员在选择场地时,必须综合考虑这一选择将给活动策划过程带来的复杂影响。除了基本功能,一般的活动场地仅仅要求装饰与主题一致,但对于特殊场地,舞台、灯光、音响、餐饮等都可能成为难题。在前期筹备和现场管理中,这个问题将更加棘手(王永嘉,2005)。

选择活动场地的基本流程

场地选择是否得当对一次活动的成败影响深远,因此,了解和掌握活动场地的选择过程对提高活动效果有着重要意义。

概括而言,活动策划者在选择活动场地时有以下7个基本步骤需要考虑:(1)理解活动目的;(2)确定活动形态;(3)明确活动的实际需求;(4)考虑与会者的期望;(5)初步选择活动场地与设备;(6)开展实地考察;(7)评估选择的正确性。如图13-1所示:



三、初步选择场地

即根据活动的性质、规模及参与者的要求,初步选择活动场地,其中,要着重考虑活动所在地的区域特点、环境状况及场地的个性化特色等因素。

1、区域特点

首先要考虑活动举办地的地区特点是否和活动的主题相关联,活动主题应和地区特点有密切联系。例如,召开关于沙漠治理的会议,活动地点就不宜在东南沿海地区,而选择在具有沙漠地理特征的西北部地区可能更加合适。

2、环境状况

其次,要考察当地的环境情况,包括自然环境和人文社会环境。例如,该地的天气与气候状况、治安状况以及经济状况是否良好,有无独特的历史、文化风情及自然风光等参观价值等。

3、个性化的场地供给

不同的活动形式和内容设计对场地有个性化的要求,而为找到真正合适的场地,需要在对活动形式、内容及流程充分了解和领会的前提下,借助手头资料的过滤筛选,得到最满意的答案。因此,策划人员应根据活动的具体特性,并结合不同需求及预算标准,向客户推荐最合适的场地,以满足客户的特定需求。

4、与场地方的关系

与场地方建立良好的合作关系,不但可以争取到最好的活动场地支持服务,也有利于为客户节省一定场地租用费用。

四、活动场地考察

对活动场地进行初步选择之后,下一步工作就是开展实地考察。亲临现场进行考察应注意:

一是会见能做决策的人,这样有利于以后解决可能出现的交易问题;

二是以一个普通参与者的身份,考察场地的服务设施及服务水平能否满足活动要求;

三是选定几家场地为“备选”,以便出现特殊情况造成自己太被动。

(一)场地考察的主要内容

1、基础设施

硬件设施是选择活动地点必须要考察的内容,如活动场地的容量是否足够大,是否有活动所需要的各类器材,是否有齐备的照明、视听等现代化设施等。

2、服务设施

活动地点的服务设施考察内容主要有:抵达场地是否有方便快捷的交通工具;是否有种类齐全的娱乐设施;停车场的位置与规模;是否有商店;电梯、公共卫生间及其他公共区域是否干净整洁等。

3、住宿

对于持续时间不只一天的活动需安排住宿,因此,也需加对活动场地或附近的住宿情况以详细考察。考察的主要内容包括:客房数、房型、客房到活动场地的距离与方便性,上网设备,禁烟、入住、退房等相关规定,客房条件与安全设施等。

4、餐饮

考察活动场地的餐饮服务能力非常重要,因为餐饮往往影响着参与者对活动的整体评价。考察的主要内容包括:公共区外观是否清洁;餐品的卫生状况;餐厅工作人员的态度是否热情,能否提供有效、快速的服务;餐饮价格是否合理,菜系类别、能否提供独特的茶点及与会者特殊要求的食物;是否具有举办主题宴会的能力等。

5、场地工作人员

活动的组织重在服务,因此,活动场地的服务人员也是重要考察对象。主要内容有:服务人员是否需要因活动需要特殊培训指导;警卫人员与服务人员是否友好;接待处的人力是否足够;询问处是否全天有人值班;服务人员做事的效率如何等。

6、安全

安全性是考察活动场地的重要内容,主要内容包括:室内活动场地是否设置了火灾报警系统,是否配备灭火箱,是否公开了撤退程序;安全通道状况;安保能力等。

7、费用

主要内容包括考察活动场地的各类收费标准及收费方式,工作日与周末的收费标准是否有所不同;是否可以提供免费使用的工作房间;是否需要交纳定金、缴纳多少,是否可以刷卡结算等。

(二)活动场地调查表

通过“场地调查表”定期对各类新建场地进行考察,不失为系统了解活动场地信息的有效方式。依照前文所述,考察内容应包括场地的地理位置、场地风格、各类报价、会场的数量与造型、各类型场地面积、场地容纳人数、客房数量、菜系、会场现有灯光设备、视频设备、音响设备的使用情况、停车场车位的多少等,并进行详细记录。

表13-2 场地调查表的主要内容(部分)




活动场地租用合同管理

主要内容略,这里只提醒几个特别注意事项:

1、关于客房预订

鉴于互联网预订酒店网站的普及性,很多会议策划人意识到他们的代表都不在会议合同下预订房间,而是直接在酒店预订房间,因为这样的话房间费用可能会便宜一些。最终,这些房间不会被认为是与会议相关的预订。

这将导致策划人要付给酒店一部分损耗(attribution)赔偿金,即使酒店的房间确实是因为此次会议才被订掉。关于这种特殊情况,有一些条款可以加入到合同里,但会议策划人应与熟悉这些问题的律师进行讨论。

在此过程中,策划人的最终目的是为了获得凭证,以证明正是因为会议在此举办,该酒店的房间才会销售出去。这个问题可能是任何酒店谈判最困难的部分。为了避免减员,有的协会要求其参加者预订其合同内的酒店房间,否则要支付较高的会议注册费。

2、关于损耗(attrition)

在确定一定代表数量的情况下,酒店或会议中心往往会向策划人收取一个固定的价格。在有些代表未出席的情况下,策划人仍按合同的全部金额付款。这笔费用不是基于该设施的转售空间能力,而是完全基于协商的场地费,无论该会议或活动使用了多少设施。因此,策划人预测需要使用多大空间的能力是非常关键的。

策划人在做出是否使用“整体会议套餐”服务或自己购买设备的决定时,需要把眼光具体到投影机或麦克风这类简单的成本。他们需要评估自己是否会恰当地使用时间。是更值得花时间搬运一个大塑料箱通过机场安检,还是更应该确保咖啡是否及时更换,或午餐是否能准时提供?

许多策划人从控制成本的角度来看待他们的工作。虽然这肯定是工作的一部分,但确保会议和活动的成功似乎是更重要的目标,不要因为一磅而失去难得的机会。策划人的工作是要知道这其中的差别。

3、关于外部供应商的管理

如果在活动中要用到搭建、灯光音响、表演甚至餐饮等外部供应商,在与场地方协商合同条款时一定要小心翼翼。这可能会涉及供应商管理、进场布置时间安排、场地方员工加班等事宜。

例如,在有特定功能但配套服务能力有限的场所内提供餐饮服务,可能需要比在其他场馆有更多的准备工作。有的场地不具备足够的餐饮服务能力,或者无法支持某次会议的菜单需求,因此策划人不得不签订场外餐饮服务合同。这取决于会议的规模大小,而且菜单的选择可能也是具有挑战性的。

酒店或会展中心的签约安装公司至少提前两周就会索要使用所有楼层的平面图。虽然看起来两周的工期完成一层楼的设计对于一个提前一年准备的活动应该很简单,但生成一个精确的设计图却成为了一个许多策划人不能解决的难题。

有时候,因为消防或建筑安全方面的原因,可以让一个没有详细的悬挂设计计划的表演被搁置。由于未能提交相关文件不得不在最后一分钟取消活动的现象也时有发生。


1. 活动场地选择的最新趋势

2016年2月,EMBlog推出了一份名为《未来的场地》(The Venue of the Future)的报告,报告分为趋势、RFP策略、场地考察、谈判及AV设备计划等内容,很有启发性。

其中,在分析影响活动组织者选择场地的因素变化时,该报告指出了7个发展趋势:

1、非常规场地的使用频率在提高(重要目的之一是为了创造惊喜);

2、活动项目负责人更加习惯通过在线方式来研究场地情况;

3、组织者与场地销售团队/人员之间的关系、他人的推荐以及之前的经历会影响场地选择;

4、WIFI、AV等技术或装备成为对场地的基本要求;

5、活动组织者希望得到场地方更多的尊重和理解(热门场地一直作为一种稀缺资源而存在,很多时候,场地方的员工认为活动和现场服务只是主办方的事);

6、以服务和实际需求为导向,不搞花架子;

7、食品、健身设施等健康方面的因素将成为重要考量指标。



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2. 关于活动场地选择的3个之最

在同一份报告中,EMBlog还提到了场地类型、受活动组织者欢迎的技术以及场地调研方式等方面的之最,相关数据可供国内会展和活动组织者参考。

1、使用最多的十大类型场地

依次为酒店、非常规场地(如剧院、博物馆、美术馆等)、会议中心、户外空间、展览中心、体育场馆、人工构造物、大学、办公场地(如办公楼、医院、企业集聚区等)以及工厂等非专用场地。

2、场地最受活动组织者欢迎的十大技术

依次为快速可靠的WiFi、大投影屏幕、熟练的AV技术人员、可变化的灯光、可选择的话筒、舞台、嵌入天花板的投影仪、充电站、电子指示牌以及安装于地板下的电缆。

3、进行场地调研最常用的十种途径

按照被调查者所选择的使用频率高低,依次为:


搜索引擎;



口头传播;



场地列表;



社交媒体;



在线评论网站;



DMC公司/场地预订代理商;



在线需求建议书(RFP);



会议与旅游局/目的地营销组织;



场地目录册。