活动服务商的选择与管理-2

2018-11-10 16:33畅空广告

商务谈判(Business Negotiations),是买卖双方为了协调彼此之间的商务关系,满足各自的商务需求,通过沟通、协商、妥协与合作等方式,争取达成某项商务交易的行为和过程。

一、商务谈判的基本原则

国内著名会展专家张凡(2014)认为,“展览业是典型的依靠整合资源而生存和发展的服务业,展会主办方的主要业务都是在商业谈判中进行的”。从展览项目管理的角度,主办方对外的商业谈判可分为3个层次,即项目战略性质的谈判、项目营销与运营管理事项的谈判以及项目销售业务的谈判。

这些商业谈判有一些共同特点:(1)需要与本展会相关联的具体人商谈,所谓相关联的人就是拥有资源的人,即与利益相关者交道;(2)需要营销展会,包括营销谈判者自己,并在商谈中达成主办方目的;(3)需要约定经商谈后形成的共识,即达成协议;(4)需要把约定的共识转化为文本,即经济合同;(5)需要根据法律标准,规范谈判后形成的经济合同。



综上分析,活动主办方或运营公司在商务谈判中应遵循一些基本原则:

(1)真诚守信原则。真诚守信在商务谈判中的价值不可估量,信任对方是守信的基础,也是取信于对方的方法。

(2)知己知彼原则。所谓“知己”是指要对自身的需求、相关资料与数据、优劣势以及底线等非常清楚;“知彼”则是通过各种途径了解谈判对手的礼仪习惯、谈判风格和经历,不要触犯对方的禁忌。

(3)互惠互利原则。即在不损害自身利益的前提下,应当尽可能替谈判对手着想,主动为对方保留合理的利益。

(4)求同存异原则。认准最终的目标,平等协商、追求大同,同时关注对方的合理要求,在具体问题上采取灵活、变通的办法,必要时作出相应的让步。

(5)遵纪守法原则。商务谈判必须遵守国家的法律法规,如果是国际商务谈判,还应当遵循有关的国际法、国际惯例和对方国家的相关法律。

二、服务商谈判的重点与技巧

对于活动组织者,在与服务商开始谈判之前,了解价格并不是唯一的考虑,更重要的是要先做些功课,仔细研究各个目标服务商的特点及相关的服务品质。

以下有9项商务谈判的重点工作,值得活动筹备人员在与服务商进行谈判时参考:





1、从需求计划开始

准备一份准确、详细的需求计划(如果是公开招标,往往需要制定一份详实的需求建议书,即RFP),根据这个计划与服务商谈判。

2、做好准备工作

首先,了解活动服务相关产业的服务商经营方式,查看行业整体的报价区间,在研究的基础上为自己的购买订一个目标价格,但要注意留给服务商一个合理的利润空间。

其次,对自己即将要购买的产品或服务做较为透彻的了解,防止在谈判中显得自己“不懂”行情,反而被服务商忽悠或者漫天要价。

3、表示热情与感谢

在与服务商沟通时,应表示出热情,感谢对方愿意为活动的运营提供服务。以较为大度的姿态面对各个服务商,使其感觉到为我们服务会很愉快,在轻松的环境中进行谈判,也较容易迎来服务商的坦诚与尊重。

4、利用谈判优势

对于活动主办方而言,始终要记住优势在“买方”这边。通过在谈判中不断地发问或提出要求,让服务商做较为详细的解释,这样既有助于了解各服务商的虚实,还可以弥补自己对相关产品或服务了解的缺失。

5、避免模糊不清的说法

明确的协商和谈判是避免双方合作失误最好的方法。

6、清楚格式合同的内容

许多服务商比如酒店、会展中心等提供的都是标准制式的合同,对于活动主办方的需求可能不是特别重视,规定得也不是很明确,因此要根据我们活动的具体情况,做好相关方面的特别说明。

7、仔细研读各项条款

许多合约的字体特别小,在签订合约之前,首先要仔细查看,避免存在不当条款,譬如取消服务的条款可能订得很苛刻。

8、明确双方权责

要求服务商明确彼此的权责,而且在没有双方同意的情况下,不可以更改合同。双方在协商过程中,权责与诚信都是最重要的要求。

9、认真再确认

了解各种情形的可能性,并确认各个联络人及代理人的联络方式。协商谈判一旦完成并签订合同,活动组织机构应当将承接服务的供应商视为一个“团队”,并依照合同内容,严格监督应该按时、按质完成的项目,丝毫不得马虎。

另外,每家服务商都有不同的背景及工作模式,为了高质量完成活动的各项任务,应该在协商时尽力消除彼此之间的差异。

英国皇家采购与供应学会(Chartered Institute of Purchasing and Supply,简称CIPS)认为,虽然合同管理主要侧重于合同订立后的执行管理,但成功的合同管理还取决于合同制度是否完善以及合同订立前的业务能否良好地开展。

因此,合同管理隶属于项目管理的范畴,层级高于后期合同执行跟踪与文档管理(青之云,2016),换句话说,合同管理工作主要包括合同管理制度、合同订立前管理、合同审批与签订,以及合同执行跟踪与文档管理4个部分。



图15-1 合同管理的范畴

表15-1 合同管理的主要工作内容



美国著名会展专家乔治·费尼奇(George Fenich)教授在《会展业导论》(第4版)一书中对会展活动服务承包商的发展趋势进行了展望。

他提出,服务承包商与会展活动组织者之间的健康关系对于共赢结果仍然起到重要作用。通过与供应商建立持久的关系,组织者可以得到两个关键要素:有竞争力的价格和更加灵活的合同。在这种背景下,合同管理工作会具有更大的灵活性。

因为篇幅原因,关于合同管理的流程等具体内容略,感兴趣的同仁请参考《会展项目管理》(高等教育出版社,将于2018年9月底出版)。