怎样组织一次成功的幼儿园毕业典礼?

2018-11-11 16:34广州畅空广告

最近,以家长志愿者的身份参加了Helen就读的华师大附属幼儿园2018届毕业典礼(以下简称“这次毕业典礼”)的相关工作。在筹备过程中,我既是一名家长志愿者,同时也把自己作为一名活动行业的观察员。这次毕业典礼总体来说相当成功,但也存在不少有待改进之处。

从幼儿园到大学,每年的毕业季各个学校都要举行形式多样的毕业典礼。怎样的毕业典礼才算成功、精彩和难忘?实现预期目标就是成功,能给学生、家长和老师愉悦的体验就是精彩,能激发他们的情感共鸣以及在社交媒体上转发的冲动就是难忘。

下面,我将主要以华师大附属幼儿园2018届毕业典礼为例,做点简要分析,希望对相关策划和组织者有所启发。

一、分析毕业典礼的关键成功要素(KSF)

对于任何特殊活动,策划人首先要对关键成功要素胸有成竹。首当其冲,要明确毕业典礼的目标。可以分为对内和对外两个方面来理解,对内主要是用仪式来庆祝毕业、欢送学生和增强凝聚力,对外则主要是用内容和创意来彰显学校的办学理念、综合实力和师生风采。

以下是两所幼儿园在策划毕业典礼方案中确定的活动目标,我们可以发现,尽管目标很相似,但侧重点还是有所不同。比如,第二所学校在目标描述中有“展示入学准备情况,萌生对小学生活的向往之情”,这样,在节目单中就会有“我心中的小学生活”等内容安排。




其次,是分析参加毕业典礼的人群(一般包括毕业生、家长、学校领导和老师以及邀请的外来嘉宾)的不同。策划人要研究不同人群对毕业典礼的期望。比如,面对幼儿园的孩子们,嘉宾致辞不宜太长,语言要更加亲切、活泼;节目内容强度不能太大,持续时间控制在2小时内比较好。面向毕业班的老师,要给他(她)们集体展示的机会,并设计相应的环节让孩子们表达感恩之情。

再说一下典礼场地。场地的选择要遵守6大基本原则,最好理解的是符合活动主题、能满足活动的功能要求,当然,还有成本在预算范围内、场地有档期等。如果在户外举办,一定要制定应对天气变化的Plan B。

这次附幼的毕业典礼在这点上处理得比较好。考虑到上海近期雨水较多,典礼选择了华师大礼堂作为活动地点,但在室外有两块KT板背景(包括红毯)。根据气象台的天气预报,6月28日晚上是有雷雨的,这样需要先把两块KT板放在室内,但都提前搭好,29号一早再铺地毯和移到户外。





活动的关键成功要素(KSF)框架



二、前期准备工作

对于幼儿园毕业典礼,主要工作还是围绕人来展开的。比较粗线条的思考如下:

1、毕业生


风采展示(节目)


2、幼儿园领导或嘉宾


捐赠或签约等



风采展示(节目)



教师代表发言



邀请毕业生家长出席毕业典礼



风采展示(节目)



表达感谢(家长代表发言或向园方赠送礼物)



做好家长志愿者工作


沿着上述思路,可以将毕业典礼的前期准备工作划分为十个方面(几张配图均为今年的实际情况,但前后顺序有些调整):


确定当年毕业典礼的负责人



由核心团队成员策划当年毕业典礼的主题和基本框架(华师大附幼今年的毕业典礼主题为“书香为伴、感恩启航”)



召集家长志愿者会议,并根据大家的资源和兴趣分工



舞台与场景设计、制作及布置









所有PPT及背景音乐或影像资料的制作



摄影、摄像师的安排



毕业证书/纪念册制作







节目遴选与彩排



遴选主持人(老师、毕业生代表),并准备主持稿



邀请函的设计、制作与发放






以下是某幼儿园对毕业典礼准备工作的说明:


其实,前期还可以通过一些配套活动来给毕业典礼预热,这样也能收到意想不到的效果。例如,由几位家长志愿者具体策划和组织,今年Helen所在的大三班举办了一个“回忆成长,感谢师恩”主题照片展,其间还向园方赠送了感谢信和锦旗,在典礼前期就激起了一轮小高潮。







三、现场管理

毕业典礼的现场管理工作头绪很多,而且对管理团队的应急处理能力有比较高的要求。根据今年华师大附幼毕业典礼现场出现的个别问题,我想特别强调以下几项工作:

首先,彩排是必不可少的。所谓彩排(一般排练指不着装不化妆排练,彩排时指要着戏服,要化妆排练,所以叫彩排),是指戏剧、舞蹈等在正式演出前的最后总排练,要求演、音舞等演出人员全部到位,一切按照正式演出的要求进行。

针对幼儿的情况,最好能全体彩排1-2次,目的是让小朋友们知晓整个典礼的流程,以及自己的站位、表演动作和领证时的步行路线等,并提前调整可能由大场面造成的紧张心情。我参加了今年附幼毕业典礼的两次彩排(分别在6月26日和28日下午),但因为场地的时间限制,彩排还是有些仓促。



第1次彩排现场



第2次彩排现场



毕业典礼现场——所有主持人宣布典礼正式开始

彩排时,除了全程模拟活动的流程,还有一项重要工作就是确保所有设备工作正常,特别是PPT背景画面、视频和音乐等。例如,典礼当天,因为设备故障,大三班表演的节目《同一首歌》的背景PPT音乐突然发生串音,技术人员不得不只播放主画面,这样就影响了节目的表现力。

其次,幼儿园毕业典礼虽然相对简单,但现场管理仍然需要有一个详细的活动操作规范(ESG)或流程安排(Rundown),以确保所有工作人员特别是主持人、现场管理人员和技术人员知道自己在每个环节的工作职责。

以下是我所在的IEMS项目2018年毕业典礼和惠东县爱丁堡幼儿园2017年毕业典礼的部分rundown:





以下是华师大附幼这次毕业典礼的部分现场照片,活动的整体质量还是值得点赞的:

























四、值得特别注意的问题

针对幼儿园毕业典礼的特点,我还有几点特别的建议供参考:

1、所有环节的设计都要充分考虑小朋友们的实际情况,比如,嘉宾致辞不宜过长,并且要用小朋友们的语言;节目编排和流程设计最好不要太复杂。

2、如果不用LED屏而只有一台电脑接投影仪,切换时一定要注意,不能让台下观众看到切换过程,或者可以在拉幕时进行切换。另外,要关闭网络连接,防止有弹跳广告弹出。

3、几乎所有幼儿园都不会设立专门的岗位负责毕业典礼等特殊活动的策划和组织,这样的话,家长资源显得弥足珍贵。集中力量办大事,但原则是自愿参与,有钱出钱、有技术出技术、有力出力。华师大附幼今年的毕业典礼比较好地整合了家长资源,体现了众筹和众创理念。

4、有些幼儿园的毕业典礼,不一定每位毕业生都有机会参加表演,这时可以设计相应的环节来优化所有小朋友和家长的参与体验。比如,走红毯、无人机创意造型拍摄等。





其实,还有好多内容没有写到,但文章篇幅已经很长,这次就写到这里。欢迎大家留言讨论!最后,请读者朋友们欣赏大三班在这次毕业典礼现场的视频(请注意:不是整个典礼的视频