会议策划的基本流程

2018-10-18 13:25广州畅空活动策划公司

在会议的决策过程中,会议的组织机构、问题、项目内容不同,决策的程序也不同,不管是会议的整体策划,还是会议中具体的活动策划,都需要依照科学的、具体的程序以及一定的步骤、章法去思考问题,科学的策划程序包括确定目标、设计方案、执行方案这三大基本步骤。



(1)确定目标。确定合理的目标是会议策划的起点和重要环节。

①要明确策划的主题。目标不能脱离会活动主题。在策划过程中,最重要的是明确主题。从复杂的头绪中,针对目标,抓住重点;在解决问题的过程中,再有效地细分,选择解决问题的切入点,从而更有效地解决问题。

②要明确策划的重点。挖掘出策划的对象。并制定出策划对象的工作程序及标准,主题的明确,有利于具体工作的开展,是成功策划的重要保证。

③要收集相关资料。对这些信息资料需要一定的删减处理,并进行加工,才可能成为策划创意的切入点。通过对资料的整理和分析,逐渐形成创意的维形。


(2)设计方案。实现会议活动目标是会议活动策划的终极目标,因此方案设计的各个环节和方面都要围绕如何实现目标而展开,并制订具体行动的途径和方法。设计方案时需要注意的原则:

①要遵守量力而行的原则。从自身现有的条件、具备的能力出发,考虑项目的经费预算;同时,要尽可能挖掘内部潜力,充分利用内部条件和有利因素。

②要大胆创新。对于策划而言,创新是关键。会议活动策划也是如此。

③要细致全面。会议策划方案考虑的是整个活动,因此,需要多方面的考虑,既顾全到会议活动的各个细节,又要体现出方案的独创性。方案最后要形成文字稿,即策划书。策划书的写作需文字简明扼要,顺序合理清楚,主题鲜明,必要时可辅以图表、实物照片,设计模型等。


(3)执行方案。通过会议策划书,已基本确定会议实施的方案。最后需要制定各个步骤的实施细则,为确保方案的正确实施需做到:

①防范措施。为避免意外,会议策划方案的实施也必须事先做好防范措施,准备好不同的预案,以备不时之需。同时,可以根据临时状况,随时启用。

②评估措施。既可以是对整个过程的总体评估,也可以是阶段性的评估。对会议策划过程来说,策划书的完成不代表策划的结束,保证方案的有效执行并且对策划经过和结果做充分的分析、探讨,汲取经验或教训,并在下次策划中将其改善,如此才是一项完整的会议策划工作。


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